設計咨詢工作是建設部今年推廣的五項基本制度之一。在實際開展中,業(yè)主方所需要的咨詢不但包括設計技術咨詢,更包括投資控制、進度控制、合同管理等管理咨詢。而我認為,還有一種最需要提供的管理咨詢那就是風險管理。
根據(jù)項目管理的原理,一個項目在初始階段的不確定因素最高。此時,業(yè)主因?qū)椖磕芊耥樌鷾?、居民能否順利搬遷、配套能否到位、投資控制在什么范圍等等問題完全沒有確定的概念而憂心忡忡。實際上,這時候設計方對業(yè)主的真實需求也了解不清,對于業(yè)主的使用功能如何落實為具體的設計元素心里沒底。因此,這一階段應該是不確定性最高,也就是項目風險程度最高的階段。
但同樣在這一階段,項目的可塑性最大,改造項目的機會也最大,而這時需要投入的資金倒是最小。所以,在這個時候加強風險管理最有利,取得的“投入產(chǎn)出比”最高。咨詢工程師一定要緊緊抓住這一階段,重點開展風險管理。
風險,一般指項目管理中不希望發(fā)生的不確定事件,而風險管理就是指識別、控制風險的系統(tǒng)方法。通常可以分為四個階段:
風險識別:列表查清可能有哪些風險事件;
風險量化:評估風險發(fā)生的概率及損害程度;
風險處理的策劃:主要有三種方法:避免風險、減輕或轉(zhuǎn)移風險、接受風險;
風險控制:即按策劃的預案分別處理風險。
在設計咨詢階段中,前三項工作最為常見。
該階段中,業(yè)主往往對自己的真實需求不甚明了,或不愿明講,而對面臨的風險卻沒有意識。其實,要識別風險首先是要識別和評估這些潛在的不確定事件,從而建立風險識別表。識別的方法則是問訊、查資料等。而識別到不確定事件,馬上能通過調(diào)研、分析,使其變成確定事件了,這實際上就是早期處理風險的最好辦法:避免了風險。例如,有個業(yè)主講:“我要蓋一座五星級的辦公大樓。”這時候,管理咨詢工程師必須明了,這只是他的表面需求,他的真實需求,可能不是希望一座豪華辦公樓產(chǎn)生的社會效益帶給他的心理滿足,而只是希望五星級辦公樓的高租金能早日帶來投資回報。而一座五星級辦公樓意味著什么樣的配置,投資有多大,另外會帶來什么運行成本,他并不十分清楚。因此,他的這一期望完全可能落空,也就是說建立“五星級辦公大樓”這一項目目標在這時候?qū)嶋H上是充滿風險的。而管理咨詢工程師這時候要做的風險管理工作,就是要將兩件不確定事件化為確定事件。他們的具體工作是:
1、與業(yè)主一起討論,明確項目的真正長期目標主要是投資回報,兼顧社會影響,而不是只顧成名,不顧效益。
2、通過鮮明的、直截了當?shù)姆椒ㄅc業(yè)主探討融資能力,估算建設流動資金的占用期及占用額;通過艱苦的、踏踏實實的調(diào)查測算工作,提供五星、四星甚至三星級辦公樓的基本設置及造價,以便業(yè)主進行決策。這時,業(yè)主可能得出新的結論:“為了投資及早得到回報,四星級辦公樓的標準是切實可行的。”
這樣,管理咨詢工程師變項目的不確定為確定,化解了“項目目標”上的一大風險。
類似這樣的風險,在項目設計咨詢階段的進度管理上也比比皆是。如:業(yè)主往往未及充分調(diào)研或測試,就對外宣布某年某月竣工。他這樣宣布當然自有他的道理,有他的內(nèi)在需求。而咨詢工程師要做的,不是簡單地回答可能或不可能,而是應該拿出翔實的類似工程的施工歷史調(diào)查依據(jù)和量化分析報告,說明這樣緊迫期限的竣工的可能性是有的,但是概率很低,具體是多少;同時需要在設計、施工、采購方面采取高投入的辦法,要超過預算多少;另外,先后搭接的工序同步平行進展這也是可以的,在項目管理術語叫快速跟進(fast tracking),但容易帶來很高的返工可能性,損失可能會多少,等等。這種站在業(yè)主立場上實事求是的風險量化分析方法是最有說服力的,也是咨詢工程師職業(yè)道德要求采取的客觀態(tài)度。假如此時業(yè)主認為可以承擔這種程度的財務損失和風險,堅持追求這種低概率的成功可能性,咨詢工程師就應該根據(jù)上述分析,并區(qū)分發(fā)生返工、不發(fā)生返工兩種可能,分別制定風險處理預案。除增加應急預算外,管理咨詢工程師還做出一旦發(fā)生返工后的詳細應急方案,作為風險處理的策劃預案。
實踐中,業(yè)主往往認為設計咨詢階段很忙,工作千頭萬緒,沒時間坐下來冷靜討論風險、識別風險、研究應急方案。但咨詢工程師必須向業(yè)主說明:“凡事預則立,不預則廢”,“謀定而動”,風險管理做在前頭,比起“臨時抱佛腳”來,對工程的控制就要主動得多。