5月6日消息 電子郵件，作為現(xiàn)代人最常用的正式交流方式，無(wú)論在校園還是職場(chǎng)，都顯得格外重要！聯(lián)系導(dǎo)師，日常工作，申請(qǐng)問(wèn)詢等等，我們每天都會(huì)接觸郵件，但又有多少人能注意其中的細(xì)節(jié)，或者能認(rèn)真準(zhǔn)備一封郵件？
細(xì)節(jié)決定成敗，從來(lái)不是騙人的。郵件恰恰是“陌生人”之間最主要的交流的方式，而陌生人之間的互相“了解”往往見(jiàn)諸于透過(guò)屏幕的“第一印象”。
01郵件主題
這是經(jīng)常被忽略的問(wèn)題，沒(méi)有主題的郵件經(jīng)常被當(dāng)成垃圾郵件！還有一種比沒(méi)有主題更可怕的是，主題直接是正文開(kāi)頭前x個(gè)文字。這種郵件會(huì)讓收件人感受到極度地不被尊重，對(duì)于一封郵件最核心的地方都如此敷衍，這種看法會(huì)“牽連”整個(gè)郵件內(nèi)容乃至發(fā)件人。
郵件主題既有幫助收件人迅速了解郵件核心內(nèi)容、節(jié)約閱讀時(shí)間的作用，還可以便捷收件人進(jìn)行查找檢索，因此有無(wú)主題，體現(xiàn)了發(fā)件人能否換位思考的習(xí)慣和思維。
那么郵件主題應(yīng)該怎么擬？第一，通常情況下不要超過(guò)15個(gè)字，太長(zhǎng)的主題很多郵件系統(tǒng)無(wú)法完全顯示。第二，主題格式：誰(shuí) 想干什么事。示例：李月請(qǐng)示合同審批問(wèn)題；王陽(yáng)自薦（期望）成為您的學(xué)生。
02關(guān)于稱呼
一定要有尊稱，如尊敬的xx，敬愛(ài)的xxx，避免使用“親愛(ài)的”“崇拜的”等浮夸的詞匯，本意是拉近關(guān)系，結(jié)果是畫(huà)虎不成反類犬。
03關(guān)于問(wèn)候語(yǔ)
一般用您好，顯得更加尊敬。第一次郵件聯(lián)系時(shí)，特別是向長(zhǎng)輩、領(lǐng)導(dǎo)、老師發(fā)郵件時(shí)，一般需表達(dá)“感謝您在百忙之中查閱郵件”。雖然是套話，但能夠彰顯發(fā)件人的謙卑態(tài)度，打擾為歉。
04正文一定要簡(jiǎn)潔
郵件不是情書(shū)，都是正式場(chǎng)合的交流工具，有的甚至有法律意義，因此盡量化繁為簡(jiǎn)，一句話能說(shuō)清楚的堅(jiān)決不用兩句話。
第一，簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)明身份，一個(gè)人的身份信息有很多種，姓名、性別、年齡、民族、政治面貌、出生年月、家庭背景、教育情況等等，該寫(xiě)哪些？一定要以本次郵件溝通為限，對(duì)方大概需要了解到何種程度，你就應(yīng)該披露到何種程度。
第二，禮貌有度清楚地提出自身需求、溝通目的，禮貌指的是言語(yǔ)不要過(guò)于張狂放肆，注意分寸，盡量委婉，特別是提出要求，希望他人配合時(shí)；清楚指的是不要因?yàn)槲瘢粕届F罩，顧左右而言他，弄得收件人一頭霧水，這種情況下，即使收件人能夠猜出郵件目的，也可以不清楚為由拒絕，使發(fā)件人處于被動(dòng)狀態(tài)。
第三，提出自身需求之后，結(jié)語(yǔ)部分可以使用“期待您的回復(fù)”等詞句。如果郵件是請(qǐng)示、咨詢，對(duì)時(shí)效有較高要求，一定要在結(jié)尾明確期待回復(fù)的時(shí)間，并說(shuō)明理由，避免過(guò)于生硬的語(yǔ)氣。
05祝福語(yǔ)
有兩種格式：一是，此致，敬禮；二是，普通祝福語(yǔ)，如身體健康、工作順利、生活愉快等。需要注意的是，既不要落入俗套，全部套用一個(gè)模板，又不要過(guò)分標(biāo)新立異，使用一些“別開(kāi)生面的祝福”，如“數(shù)錢(qián)數(shù)到手抽筋”“美若天仙”“當(dāng)上副校長(zhǎng)”，始終要牢記，郵件是陌生人之間的溝通工具，既然不熟，為什么要這么輕佻？
不是必須要，但有最好！進(jìn)入職場(chǎng)的人，基本都是有的！
06簽名（落款）
當(dāng)你是第一次給某人發(fā)郵件時(shí)，你的簽名檔算是你的個(gè)人名片，收件人可以在簽名檔里知道你的基本信息，如果有進(jìn)一步的溝通，可以根據(jù)你簽名檔里留下的聯(lián)系方式直接與你取得聯(lián)系。
如果正文中已經(jīng)提到了個(gè)人聯(lián)系方式等信息，就無(wú)需在落款中再次提及。
07用真實(shí)姓名作為郵箱昵稱
這其實(shí)是個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題！很多人都會(huì)忽略的細(xì)節(jié)問(wèn)題。
發(fā)過(guò)qq郵件的人都清楚，qq郵箱的昵稱就是 qq 昵稱。所以，對(duì)于一封正式的郵件來(lái)說(shuō)，要額外注意這個(gè)細(xì)節(jié)，修改郵箱的昵稱，建議用真實(shí)姓名。
08關(guān)于收件人和抄送人
收件人是主送人，抄送人是指將郵件同時(shí)發(fā)送給收信人以外的人。抄送的目的是讓第三人知悉郵件內(nèi)容，但一般不需要回復(fù)郵件。
09附件一定要列明
第一，附件要命名，而且出現(xiàn)多個(gè)附件時(shí)，要列明：附件一：xxxx；附件二：xxxx。千萬(wàn)不要出現(xiàn)“新建文本文檔”“新建 word”“新建表格”等附件。
第二，附件如果是修改反饋文檔，需標(biāo)明修改人-修改日期-修改方式，便于收件人查找管理。示例：附件一：罪刑法定原則文獻(xiàn)綜述-張三-0212-批注修改。
10發(fā)送郵件之前要檢查
寫(xiě)好郵件一定要，檢查！檢查！檢查！重要的事情說(shuō)三遍。
檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。
檢查是否存在錯(cuò)別字、語(yǔ)句不通、邏輯不當(dāng)之處。
檢查格式是否美觀，對(duì)齊、首行縮進(jìn)、分段、字體、字號(hào)等屬于排版細(xì)節(jié)，均須注意。
電子郵件，你會(huì)寫(xiě)了嗎？