會(huì)議已經(jīng)成為項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，它提供交換和分享信息與觀點(diǎn)的手段。項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目會(huì)議上花費(fèi)了大量時(shí)間。在項(xiàng)目環(huán)境中，會(huì)議作為管理溝通的一種方式是否經(jīng)濟(jì)和有效，常因項(xiàng)目經(jīng)理的溝通技能不同而有差異。會(huì)議需要許多時(shí)間和精力，因而只有必需時(shí)才召集會(huì)議。然而，許多會(huì)議并非富有成效，這些會(huì)議準(zhǔn)備得不夠充分，主持得也毫無(wú)章法。懂得召開(kāi)什么類型的項(xiàng)目會(huì)議，什么時(shí)候需要召開(kāi)會(huì)議和召開(kāi)多少次會(huì)議，以及如何有效地主持項(xiàng)目會(huì)議是非常重要的。項(xiàng)目會(huì)議的類型及其目標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)理可能需要召集許多不同類型的會(huì)議。這些會(huì)議包括：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議、項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議、項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議和問(wèn)題解決會(huì)議等。每一種會(huì)議需要達(dá)到特定的目標(biāo)，因而要有相應(yīng)的會(huì)議內(nèi)容。下面就每一類項(xiàng)目會(huì)議分別論述其目標(biāo)和內(nèi)容。
1、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
根據(jù)項(xiàng)目的來(lái)源，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議又可分為內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議和外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。
(1)內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是指承包商的項(xiàng)目經(jīng)理在承包合同簽署后召開(kāi)的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由內(nèi)部項(xiàng)目發(fā)起人(來(lái)自管理層)、客戶經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。
內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
定義項(xiàng)目及其主要團(tuán)隊(duì)成員
使團(tuán)隊(duì)成員明確他們?cè)陧?xiàng)目中的職責(zé)和角色
概要地討論項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容
在內(nèi)部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上主要討論的內(nèi)容有：
項(xiàng)目概述
項(xiàng)目的范圍和可交付成果
項(xiàng)目的總體計(jì)劃及項(xiàng)目的進(jìn)度規(guī)劃
項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)
項(xiàng)目假設(shè)及風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目文件保存、存檔要求
(2)外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是由承包商的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共同參加的項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議。一般由承包商的項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。啟動(dòng)會(huì)議后，承包商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)將著手編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃。
外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的主要目的是：
明確雙方對(duì)項(xiàng)目的期望
確定客戶和團(tuán)隊(duì)成員的角色和職責(zé)
在進(jìn)入計(jì)劃階段前，再次確認(rèn)客戶的項(xiàng)目需求，并確保雙方對(duì)項(xiàng)目需求理解一致
將承包商的團(tuán)隊(duì)成員介紹給客戶，以便在項(xiàng)目中更好地合作
這個(gè)會(huì)議使客戶成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員，從而增加客戶對(duì)項(xiàng)目的承諾——這對(duì)項(xiàng)目成功來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。
在外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議上，項(xiàng)目經(jīng)理向客戶介紹的主要內(nèi)容包括：
項(xiàng)目概述
項(xiàng)目對(duì)客戶的價(jià)值
項(xiàng)目范圍和可交付成果
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
項(xiàng)目時(shí)間表
項(xiàng)目實(shí)施方法(風(fēng)險(xiǎn)及假設(shè))
項(xiàng)目所應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量
結(jié)論
2、項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議是由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加的項(xiàng)目會(huì)議。項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)項(xiàng)目的大小及項(xiàng)目對(duì)組織的重要性來(lái)決定項(xiàng)目計(jì)劃的詳細(xì)程度。
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議主要目的是：編制詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃
項(xiàng)目任務(wù)分配：將工作任務(wù)明確分配給特定的團(tuán)隊(duì)成員。對(duì)于每一項(xiàng)任務(wù)，必須注明負(fù)責(zé)人及預(yù)計(jì)完工的日期，并要求負(fù)責(zé)人當(dāng)面做出承諾;使團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)整體的了解。
項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議的主要內(nèi)容包括：
根據(jù)wbs確定里程碑，進(jìn)一步定義項(xiàng)目活動(dòng)和任務(wù)
預(yù)測(cè)完成活動(dòng)和任務(wù)的歷時(shí)，將活動(dòng)和任務(wù)分派給團(tuán)隊(duì)成員
討論完成活動(dòng)和任務(wù)的方法
確定活動(dòng)和任務(wù)的相互關(guān)系和順序，并根據(jù)項(xiàng)目時(shí)間表制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃
制定項(xiàng)目成本計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、項(xiàng)目溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)控制計(jì)劃和項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃等
3、項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議
項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議通常由項(xiàng)目經(jīng)理召集和主持。參加會(huì)議的成員一般包括全部或部分項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、客戶和來(lái)自高層的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議應(yīng)定期召開(kāi)。例如，內(nèi)部項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議可每周召開(kāi)一次。與客戶進(jìn)行的項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議可長(zhǎng)一些，如每月或每季度召開(kāi)一次。這應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間和合同要求而定。
項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議的主要目的是：
介紹項(xiàng)目進(jìn)展情況
項(xiàng)目是否偏離進(jìn)度計(jì)劃，若偏離，應(yīng)采取什么樣的措施
說(shuō)明造成進(jìn)度偏離計(jì)劃的原因和如何在今后的工作中防止偏差
匯報(bào)在項(xiàng)目執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及潛在的問(wèn)題，如何解決所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及如何防止?jié)撛诘膯?wèn)題發(fā)生
應(yīng)引起客戶或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人注意的事項(xiàng)，如客戶可能尚未簽署某一文件等
在項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議上，需要討論的主題有：
自上次會(huì)議以來(lái)所完成的工作，明確已實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵項(xiàng)目里程碑;
項(xiàng)目成本、進(jìn)度和范圍情況：
進(jìn)展情況：將工作完成情況與基準(zhǔn)計(jì)劃加以比較，工作完成情況必須是最新的;
預(yù)測(cè)：根據(jù)目前的進(jìn)展情況和需要完成的項(xiàng)目任務(wù)，預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工日期和項(xiàng)目完工成本，并將它們與項(xiàng)目目標(biāo)和基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較;
差異：明確項(xiàng)目成本和進(jìn)度的實(shí)際情況與基準(zhǔn)計(jì)劃的差異，差異可能是正的—如提前完成計(jì)劃，也可能是負(fù)的—如沒(méi)能按時(shí)完成計(jì)劃或超過(guò)預(yù)算，要找出造成負(fù)面差異的問(wèn)題。糾正措施：有些情況下，可以在項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)上提出糾正措施以獲得客戶或管理層的批準(zhǔn)，如獲得加班的授權(quán)，以便使項(xiàng)目趕上進(jìn)度。在另外一些情況下，項(xiàng)目經(jīng)理要求單獨(dú)召開(kāi)解決問(wèn)題的會(huì)議，專門探討糾正措施。
4、解決問(wèn)題會(huì)議
當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或潛在問(wèn)題時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目之初設(shè)立的準(zhǔn)則(根據(jù)問(wèn)題的大小、可能對(duì)項(xiàng)目造成的影響等)來(lái)決定是否召集相關(guān)人員開(kāi)一個(gè)問(wèn)題解決會(huì)議。如需召開(kāi)，項(xiàng)目經(jīng)理要決定會(huì)議應(yīng)由哪些人參加。這些問(wèn)題不應(yīng)等到下一次項(xiàng)目狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議解決。盡早地發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題對(duì)于項(xiàng)目的成功非常關(guān)鍵。
解決問(wèn)題會(huì)議的內(nèi)容主要涉及采用一個(gè)好的解決問(wèn)題的方法。
解決問(wèn)題的方法包括以下幾個(gè)步驟：
描述問(wèn)題
找出并確定產(chǎn)生問(wèn)題的原因
找出可能解決的方案
評(píng)價(jià)各個(gè)可行方案
確定最佳解決方案
修訂項(xiàng)目計(jì)劃，要注意解決
方案對(duì)項(xiàng)目其他領(lǐng)域的影響
實(shí)施解決方案
確定問(wèn)題是否得以解決
除了每一種會(huì)議可以達(dá)到其特定目的外，通過(guò)這些會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理還可以達(dá)到以下目的：
①提供機(jī)會(huì)改正、更新和增加項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的知識(shí)，從而制定出更為準(zhǔn)確的成本和進(jìn)度計(jì)劃及績(jī)效狀態(tài)報(bào)告。
②幫助團(tuán)隊(duì)成員識(shí)別他們的個(gè)人努力方向，如何使他們的個(gè)人努力成為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一部分，并了解他們的個(gè)人成功將如何增加團(tuán)隊(duì)的成功。
③增加團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目的承諾。當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議中參與決策時(shí)，他們更有可能接受這些決定，并為之而努力。通常，人們反對(duì)某一決定，并非是因?yàn)闆Q定內(nèi)容本身， 而是因?yàn)樗麄儧](méi)有被征詢有關(guān)決定的意見(jiàn)。此外，比起個(gè)人所做的決定，團(tuán)隊(duì)決定更不容易被質(zhì)疑。木增加團(tuán)隊(duì)的凝聚力，使人們感受到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的存在，并確實(shí)作為團(tuán)隊(duì)一起工作。
④使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)意識(shí)到，在管理當(dāng)前項(xiàng)目中，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)作用的存在。
⑤在特定環(huán)境下，為團(tuán)隊(duì)成員提供一個(gè)展示他們?cè)诮鉀Q項(xiàng)目問(wèn)題時(shí)的創(chuàng)造性。
在召開(kāi)會(huì)議之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須要定義會(huì)議目標(biāo)。這些目標(biāo)要具體、可測(cè)量、可實(shí)現(xiàn)和以結(jié)果為導(dǎo)向。項(xiàng)目經(jīng)理要明確所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在會(huì)議中的角色，甚至輪換這些角色，以便每個(gè)成員都有機(jī)會(huì)得到鍛煉和獲得主持會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)。
5、項(xiàng)目會(huì)議的頻率
在項(xiàng)目會(huì)議的頻率與其潛在的利益之間，應(yīng)保持合理的平衡。會(huì)議的頻率與項(xiàng)目的生命周期相關(guān)。在概念和可行性階段，應(yīng)召開(kāi)更多的計(jì)劃會(huì)議，以便在原則上就最終目標(biāo)和達(dá)到這些目標(biāo)的方法達(dá)成共識(shí)。在這一階段，客戶的需求要得到充分滿足。但是，概念一旦被最后確定，團(tuán)隊(duì)成員便進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，實(shí)施計(jì)劃和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品， 會(huì)議的數(shù)量要減少。然而，狀態(tài)/評(píng)審會(huì)議的頻率可能在實(shí)施計(jì)劃、開(kāi)發(fā)產(chǎn)品和項(xiàng)目接近收尾時(shí)增加，因?yàn)榇藭r(shí)有許多事情需要協(xié)調(diào)。通常，評(píng)審會(huì)議有益于在項(xiàng)目實(shí)施和后期工作中避免使用過(guò)多的時(shí)間和資源。
下面是一些減少會(huì)議數(shù)量的實(shí)用指南。
在召集會(huì)議之前，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)先回答下面問(wèn)題：
需要召開(kāi)會(huì)議的主要事項(xiàng)(問(wèn)題或機(jī)會(huì))是什么?
引起問(wèn)題的事實(shí)或假定是什么?可能的機(jī)遇是什么?
潛在的備選方案是什么?他們的成本和收益如何?
可以給與會(huì)者提供什么樣的建議來(lái)處理眼前的問(wèn)題?
如果不召集會(huì)議，可能的結(jié)果會(huì)怎樣?
回答上述問(wèn)題，可能使你意識(shí)到根本就沒(méi)有必要召開(kāi)會(huì)議。
6、如何管理項(xiàng)目會(huì)議
管理會(huì)改是一項(xiàng)很重要的管理功能。這包括計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制。一個(gè)管理良好的會(huì)議是分享信息、明確方向和消除模糊的有效方式。它有益于協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員的努力和對(duì)項(xiàng)目事項(xiàng)獲得即時(shí)反饋，提供了一種集體解決項(xiàng)目問(wèn)題和獲得機(jī)遇的方式。會(huì)議主持人通過(guò)計(jì)劃、主持和引領(lǐng)會(huì)議，創(chuàng)造適當(dāng)?shù)膱F(tuán)隊(duì)氣氛。他/她必須明確對(duì)會(huì)議的期望。依據(jù)項(xiàng)目要達(dá)到的目標(biāo)，主持人必須指導(dǎo)、闡明、控制、總結(jié)和評(píng)估會(huì)議結(jié)果。如果主持人在會(huì)上講得過(guò)多，會(huì)議可能會(huì)低效。主持人的影響取決于與會(huì)者對(duì)他/她要達(dá)到會(huì)議目標(biāo)努力的認(rèn)可度和他/她幫助與會(huì)者達(dá)到這些目標(biāo)的技能和效率。
會(huì)議可能是低效的或完全是浪費(fèi)時(shí)間的，特別是項(xiàng)目經(jīng)理犯下面一些常見(jiàn)的錯(cuò)誤時(shí)：
召集太多或太少的會(huì)議
在會(huì)前忽視分發(fā)會(huì)議日程
沒(méi)能邀請(qǐng)有決策權(quán)的管理人員
沒(méi)能與在會(huì)上做主要發(fā)言的人員協(xié)調(diào)
在瑣碎的事情上花費(fèi)太多的時(shí)間
沒(méi)能將活動(dòng)任務(wù)分配給具體人員
項(xiàng)目會(huì)議是否成功依賴干各種不同因素。這包括會(huì)議類型(嚴(yán)肅的還是自由的)、會(huì)議形式(正式的還是非正式的)、提前計(jì)劃的程度和主持人表現(xiàn)的權(quán)力水平。項(xiàng)目經(jīng)理必須意識(shí)到達(dá)些因素，并恰當(dāng)?shù)乩眠@些因素，以便有效地管理會(huì)議。
下面就如何有效管理會(huì)議提供一些實(shí)用性指南。
充分計(jì)劃和良好管理的項(xiàng)目會(huì)議，可能會(huì)非常富有成效。就像下面將要討論的那樣，有效的會(huì)議管理發(fā)生在會(huì)議之前、會(huì)議期間和會(huì)議之后。
(1) 會(huì)議前。
按前面所論述的問(wèn)答程序，決定會(huì)議是否確實(shí)需要。如需要，那么就要：
確定會(huì)議目標(biāo)，要把項(xiàng)目進(jìn)展或狀態(tài)評(píng)審會(huì)議與問(wèn)題解決會(huì)議分開(kāi)舉行
為會(huì)議討論設(shè)定基本規(guī)則
確定誰(shuí)確實(shí)要參加，并只邀請(qǐng)這些人員
盡早通知與會(huì)者會(huì)議的目標(biāo)、地點(diǎn)和時(shí)間
事先分發(fā)會(huì)議日程
列出要在會(huì)上涉及到的事項(xiàng)，并預(yù)演會(huì)上的發(fā)言
按時(shí)開(kāi)始和結(jié)束會(huì)議
(2)會(huì)議期間。
為了使會(huì)議盡量簡(jiǎn)短，且富有成效，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
制定具體時(shí)間限制，并堅(jiān)持這一時(shí)限
會(huì)議一開(kāi)始，就要明確會(huì)議的具體目標(biāo)
多從與會(huì)者處了解情況(聽(tīng)?wèi)?yīng)多于講)
使會(huì)議按日程進(jìn)行，防止與會(huì)者“跑題”
利用直觀教具幫助說(shuō)明你的觀點(diǎn)，鼓勵(lì)其他與會(huì)者效仿
就是否達(dá)成一致意見(jiàn)或仍然存在分歧，定時(shí)總結(jié)討論結(jié)果
當(dāng)工作需要進(jìn)一步完成時(shí)，將工作分配給團(tuán)隊(duì)成員
(3)會(huì)議后。
當(dāng)然，絕大多數(shù)工作要在會(huì)議之外完成。因此，要跟蹤團(tuán)隊(duì)成員所分配的工作和分發(fā)準(zhǔn)確的會(huì)議記錄，并在下次會(huì)議上使用會(huì)議記錄，檢查工作結(jié)果。
要保留會(huì)議記錄，特別是項(xiàng)目計(jì)劃、組織和評(píng)估會(huì)議的記錄。這些記錄要簡(jiǎn)潔、清楚和具體。會(huì)議記錄可以包括下面內(nèi)容：
下次會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和說(shuō)明
這次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會(huì)者名單及其在項(xiàng)目中擔(dān)任的角色
討論的會(huì)議事項(xiàng)
已達(dá)成一致的決定和需要進(jìn)一步研究的問(wèn)題
活動(dòng)事項(xiàng)和負(fù)責(zé)跟蹤及在下一次會(huì)議上向團(tuán)隊(duì)匯報(bào)的人員
美國(guó)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表明，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理一生中，平均大約用8年的時(shí)間開(kāi)會(huì)。在項(xiàng)目環(huán)境中，時(shí)間通常是很緊迫的，因此使用一些能使會(huì)議重點(diǎn)突出和富有成果的特殊 方法是重要的。這可以通過(guò)確保主持人和與會(huì)者都能很好地扮演其角色來(lái)實(shí)現(xiàn)。下面是一些能使團(tuán)隊(duì)會(huì)議更富有成效的建議：
主持人的角色是設(shè)定期望，確保團(tuán)隊(duì)集中討論會(huì)議主題和避免偏離主題，并鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極參與。參與會(huì)增加團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目的接受和承諾。
與會(huì)者的角色是做好準(zhǔn)備，表現(xiàn)出自信和興趣，發(fā)言時(shí)不要“壟斷”討論。
幽默的角色是活躍會(huì)議氣氛，并可提升和指明團(tuán)隊(duì)的道德水準(zhǔn)。幽默要健康，即不要諷刺和指向任何團(tuán)隊(duì)成員。任何時(shí)候都要避免使用種族和性別偏見(jiàn)的幽默。
如果要參加由別人召集的會(huì)議，項(xiàng)目經(jīng)理和職能經(jīng)理一樣可能都不喜歡這類會(huì)議。毫無(wú)疑問(wèn)，良好組織的項(xiàng)目會(huì)議為項(xiàng)目成功提供了有效工具。但是，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)可以利用電話，與團(tuán)隊(duì)成員私下討論或召開(kāi)簡(jiǎn)短的特別會(huì)議來(lái)解決一些很重要的問(wèn)題。