評(píng)估離岸it服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的七點(diǎn)方案
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離岸服務(wù)供應(yīng)商正在奮力應(yīng)對(duì)covid-19新冠病毒的影響，從而限制了其履行義務(wù)的能力。本指南內(nèi)容將有助于你評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效和能力。
在印度的covid-19新冠病毒：影響評(píng)估
與美國(guó)一樣，在印度有關(guān)covid-19新冠病毒當(dāng)前狀況的新聞報(bào)道彼此大相徑庭，這表明有些人認(rèn)為“印度正在重新打開(kāi)封閉狀態(tài)”，而另一些人則認(rèn)為“醫(yī)療服務(wù)供給不足和高人口密度使印度特別脆弱。”目前，每日新增病例數(shù)和每日?qǐng)?bào)告死亡人數(shù)仍在上升。
在5月1日，印度將原定于5月3日到期的最初全國(guó)封鎖措施又延長(zhǎng)了兩周，推遲至5月18日，這是第二次延期。該法令會(huì)基于紅色、橙色和綠色控制區(qū)規(guī)定繼續(xù)有條件地放寬管控。在感染率較高的地區(qū)仍繼續(xù)執(zhí)行嚴(yán)格隔離和限制人員流動(dòng)。雖然一些新聞報(bào)道稱(chēng)紅色區(qū)域內(nèi)的辦公場(chǎng)所(幾乎是所有大城市)現(xiàn)在允許有三分之一的人員可以辦公，但這并不普遍，在許多服務(wù)園區(qū)中的辦公室仍依法處于關(guān)閉狀態(tài)。印度家庭福利部(ministry of home and family welfare)僅允許經(jīng)批準(zhǔn)的重要企業(yè)和個(gè)人使用電子通行證。
一些印度服務(wù)供應(yīng)商已順利過(guò)渡到遠(yuǎn)程運(yùn)營(yíng)，而另一些則仍在苦苦掙扎。在評(píng)估供應(yīng)商的狀態(tài)時(shí)，你不能認(rèn)為一些問(wèn)題可以像在美國(guó)文化中一樣地進(jìn)行溝通。一些不利的信息可能會(huì)被軟化。我們建議應(yīng)“以七種方式詢(xún)問(wèn)七次”，利用多種信息源來(lái)培養(yǎng)相互尊重的對(duì)話，從而獲得準(zhǔn)確的見(jiàn)解。換句話說(shuō)，“要信任，但要進(jìn)行核實(shí)”。
以下七個(gè)方面可為首席信息官提供一個(gè)方案，以評(píng)估你的離岸供應(yīng)商在covid-19新冠病毒疫情影響下的績(jī)效和能力。你的評(píng)估工作應(yīng)有助于提高風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和降低風(fēng)險(xiǎn)。
1.評(píng)估it合同以及合作伙伴應(yīng)履行的義務(wù)、機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)
外包商可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，由于存在各方面的限制(包括有限的剩余人員)，他們難以履行合同義務(wù)。檢查slo(服務(wù)水平義務(wù))條款以重新確認(rèn)已約定的績(jī)效指標(biāo)、報(bào)告和補(bǔ)救措施。要清楚你應(yīng)確認(rèn)哪些內(nèi)容來(lái)證實(shí)已收到某個(gè)東西。
流動(dòng)資金帶來(lái)的挑戰(zhàn)會(huì)迫使許多公司減少可自由支配的it支出，減少現(xiàn)金支出。要降低在資金使用方面的衡量指標(biāo)(例如交易量)，并確認(rèn)可反映實(shí)際使用情況的賬單。查找那些為便利性或不可抗力所制定的合同條款，這些條款允許自由決定中止合同而不受到處罰。此外，要確認(rèn)你的合作伙伴是否具有財(cái)務(wù)穩(wěn)定性，可以度過(guò)當(dāng)前的疫情干擾。
最后，供應(yīng)商的財(cái)力可能比你的財(cái)力更強(qiáng)?？梢耘c供應(yīng)商重新協(xié)商已確定的條款，包括延期付款、降低價(jià)格或零成本措施。在這個(gè)前所未有的時(shí)期，提出你的需求。
2.評(píng)估業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃(bcp)和狀態(tài)
首席信息官必須要求每個(gè)供應(yīng)商提供其業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃的詳細(xì)內(nèi)容，他們對(duì)遠(yuǎn)程辦公環(huán)境的準(zhǔn)備情況，以及測(cè)試和結(jié)果。一家印度跨國(guó)服務(wù)供應(yīng)商告訴我們：“沒(méi)有人會(huì)想到這種疫情狀況能夠發(fā)生。我們的業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃未對(duì)居家辦公方面提供指導(dǎo)。我們的團(tuán)隊(duì)使用臺(tái)式機(jī)集中辦公。印度采取的迅速封鎖措施使很多偏遠(yuǎn)地區(qū)的資源因沒(méi)有適當(dāng)工具而無(wú)法工作。”
詳細(xì)查看業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃，明確其是否對(duì)你的服務(wù)產(chǎn)生影響，是否適合當(dāng)前的遠(yuǎn)程辦公環(huán)境(包括設(shè)備、連接性、安全性)。查看業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃測(cè)試的最新情況和結(jié)果以及其他審計(jì)問(wèn)題。確認(rèn)業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃是否符合合同義務(wù)，包括通知要求。
3.了解你在主次順序中的位置
如果供應(yīng)商的資源受到限制，請(qǐng)與供應(yīng)商確認(rèn)你的相對(duì)優(yōu)先次序。較大的合同可能會(huì)更受到關(guān)注(可能還會(huì)占用你的資源)。如果無(wú)法提升你的優(yōu)先順序，請(qǐng)明確自己存在的風(fēng)險(xiǎn)。一家離岸服務(wù)供應(yīng)商的客戶(hù)支持高級(jí)副總裁告訴我們：“根據(jù)合同的大小和考慮競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的影響力，當(dāng)今的供應(yīng)商可能會(huì)被迫分散自己的資源。”
重申自己的預(yù)期，保持了解最新情況，并監(jiān)控供應(yīng)商。即使在資源匱乏的情況下，確認(rèn)是否仍配備足夠的專(zhuān)門(mén)人員、設(shè)施、設(shè)備和帶寬。績(jī)效指標(biāo)下降是供應(yīng)商陷入困境的一個(gè)滯后跡象。
4.確認(rèn)被指派的團(tuán)隊(duì)成員在新的工作環(huán)境下是否能高效工作
隨著大量人口離開(kāi)大城市，人員可能無(wú)法獲得所需的設(shè)備或穩(wěn)定的電信服務(wù)。突然的政策變化使團(tuán)隊(duì)幾乎沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備或協(xié)調(diào)。在某些情況下，生活環(huán)境、照顧老年人或照顧孩子可能會(huì)降低居家辦公的工作效率。例如，所有付費(fèi)的住宿設(shè)施都被政府強(qiáng)制關(guān)閉?？腿烁顿M(fèi)是一種劃算的共享住房/服務(wù)方案。關(guān)閉付費(fèi)住宿設(shè)施可能會(huì)使員工離開(kāi)他們的主要工作地點(diǎn)，從而影響供應(yīng)商的服務(wù)交付。
首席信息官應(yīng)要求提供已指派人員的花名冊(cè)，其包括姓名、職務(wù)、上下級(jí)關(guān)系、技能、證書(shū)、工作經(jīng)驗(yàn)和健康狀況。還應(yīng)要求提供花名冊(cè)中的任何信息變動(dòng)，并確認(rèn)是否配備相應(yīng)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)連接，配有穩(wěn)定的電源和具備安全性。
5.明確當(dāng)前的安全性和機(jī)密性風(fēng)險(xiǎn)
技術(shù)主管必須在變更工作環(huán)境后評(píng)估其安全性。盡管監(jiān)管要求、行業(yè)要求、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和內(nèi)部要求最初都已明確界定，但目前在不安全地點(diǎn)運(yùn)行的各種資源可能無(wú)法滿足這些標(biāo)準(zhǔn)?？蛻?hù)必須確認(rèn)合同要求是否得到支持，或是否已實(shí)施了其他替代方案。重新確認(rèn)供應(yīng)商的工作流程，以找到協(xié)議需更改的內(nèi)容或是否有違規(guī)。最后，明確是否需要使用其他工具、管理措施和操作。
6.明確遠(yuǎn)程辦公是否能高效地產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果
大多數(shù)離岸it工作人員傳統(tǒng)上都在管理嚴(yán)格的大型辦公環(huán)境中工作。在covid-19新冠病毒疫情的限制下，確保工作高效且管理有效，這非常重要。
了解服務(wù)交付模式是如何變化的，績(jī)效是如何進(jìn)行衡量的，以及可使用哪些報(bào)告。查看趨勢(shì)報(bào)告，以依據(jù)過(guò)去經(jīng)驗(yàn)來(lái)評(píng)估當(dāng)前績(jī)效。告知你的主管與離岸合作伙伴保持密切聯(lián)系。
一家財(cái)富500強(qiáng)制造企業(yè)的開(kāi)發(fā)總監(jiān)告訴我們“要查找測(cè)試結(jié)果、資源流轉(zhuǎn)量、擴(kuò)展量或預(yù)估變化的詳細(xì)信息。挑戰(zhàn)你的(it和業(yè)務(wù)部門(mén))主管，以保持關(guān)注度并確保目前離岸團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目成功推進(jìn)。”
7.短期和長(zhǎng)期it人才戰(zhàn)略的變化
如果你的離岸供應(yīng)商的績(jī)效帶來(lái)了不可接受的風(fēng)險(xiǎn)，并且其管理不力或服務(wù)水平不佳，則可考慮采取其他人才戰(zhàn)略。一些企業(yè)已開(kāi)始尋找其他可替代的角色，放棄了之前離岸業(yè)務(wù)帶來(lái)的好處。
其他企業(yè)正在評(píng)估離岸模式的替代方案，例如全球內(nèi)包中心(gic)。全球內(nèi)包中心會(huì)用專(zhuān)門(mén)的本地/全球團(tuán)隊(duì)來(lái)取代離岸承包商，從而獲得更好的途徑，可以選擇離岸人才和成本結(jié)構(gòu)。一家全球消費(fèi)品公司的首席信息官告訴我們：“我們發(fā)現(xiàn)，轉(zhuǎn)向全球內(nèi)包中心戰(zhàn)略可以節(jié)省成本，但更重要的是提供了以員工為中心的勞動(dòng)力。在此期間，我們釋放了大部分的合同資源，現(xiàn)在我們將托管服務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)包團(tuán)隊(duì)的人數(shù)增加了一倍。對(duì)于首席信息官來(lái)說(shuō)，這也許是轉(zhuǎn)向另一種人才戰(zhàn)略的時(shí)候了。”